Сте се запрашале ли некогаш што се спаѓа во деловна тајна и како истата да ја сочувате?

Најпрво запрашајте се дали сите ваши вработени знаат што за вас претставува деловна тајна. Секако дека тоа се понуди, договори, финансиски показатели, развојни и инвестициони планови, техонолошки постапки и рецептури. Меѓутоа, деловна тајна би требало да биде и следново: Податоците за вашите клиенти, што и колку нарачуваат од вас, податоци за вашите добавувачи и што вие нарачувате од нив, и колку сте задоволни од меѓусебната соработка со едните и другите. Или на пример, какви интерни процедури и работни постапки имате развиено, какви ви се базите на податоци, вашите цени во однос на продажните и како ги спроведувате интерните калкулации.

Конкуренцијата не спие

Дури и навидум небитни информации можат да ве издадат кај конкурентите. На пример, ако се подготвувате да набавите некој специјализиран софтвер или вработувате неколку нови луѓе, кај вас се случува нешто. Или, развивате нов производ, и ја проширувате работата, или од некоја причина ве напуштиле клучните соработници. Токму поради ова голем број фирми остануваат анонимни и ангажираат агенции за вработување кои им помагаат во пронаоѓањето на нови кадри.

Доволно е да се запрашате кои информации вие со задовоство би сакале да ги дознаете за вашите конкуренти, па да заклучите што никако не би сакале да се дознае за вас.

Можеби сметате дека вашите вработени сами по себе, знаат да чуваат информации. Секој од нив се има обврзано на чување на деловните тајни при потпишувањето на договор за работа, нели? За жал, секојдневните предизвици кои искрснуваат на работното место ги ставаат вашите вработени во искушение, а издавањето на доверливи информации често е случајно. Не е лошо доколку во годишните планови за интерна едукација (доколку ги имате) биде предвидено и предавање за деловните тајни. Потоа, можете повремено да се соберете по сектори или сите заедно, и да споделите искуства и искоментирате ситуации во кои чувањето на деловна тајна би можело да биде загрозено.

Никогаш немојте да ја заборавите следнава работа: Од пресудно значење е колку луѓето се задоволни со платите и останатите бенефиции. И покрај тоа, конкуренцијата секогаш може да потплати некого и да дознае што сака. Сепак, доколку вработените ги принудувате да работат прекувремено и за викендите, се зголемуваат шансите за  ненадеен масовен одлив на информации. Задоволството од работното место, издигнување на свеста и чувството на припадност на фирмата се вашите главни "орудија" во оваа битка.

Најосновни податоци

Една од поважните работи може да биде и следново: Проверете кои информации се достапни на Интернет. Доколку прегледате разни сајтови, веднаш ќе воочите и различен пристап. Сајтовите на некои фирми изобилуваат со лични податоци – точните имиња на вработените и нивните позиции во фирмата, нивни фотографии, список на членовите на разни управни и надзорни одбори, попис на фирми со кои соработувале, попис на реализирани проекти и слично. Други пак, се целосно нетранспарентни – имаат само најосновни податоци за историјатот на фирмата, куса визија, политика на квалитетот, информации за производите и услугите кои ги нудат и контактите од маркетинг секторите.

Она што е на Интернет е достапно секому. Запрашајте се дали е неопходно да ги изложите секому податоците за вашите клиенти, соработници или унапредувања во фирмата? Што ќе ставите на вашиот веб сајт зависи и од тоа за колкава фирма се работи, и колку се чувствувате сигурни. Доколку сте голема фирма, можете да си го дозволите "луксузот" да објавите повеќе податоци. Доколку сте пак мали, обидете се да изгледате поголеми "криејќи се" зад општи податоци и неутрална терминологија.

Опасностите од фотокопирот

Од исклучителна важност е каде ја копирате и укоричувате документацијата. Дали тоа го правите сами или одите до најблиската фотокопирница? Дали некогаш сте се запрашале колку можете да имате доверба во нив? Знаете и сами дека командата за уножување три или четири пати се активира со притисок на истото копче. Каде оди едната копија вишок? Неретко може да се случи и да налетате на гужва, при што ви велат да ги оставите документите и да дојдете по нив подоцна. Доколку земете во предвид дека вработените во копирниците и не се најдобро платена работна сила, а често се и студенти кои само привремено се занимаваат со тоа – ете ви уште една причина за главоболка. Доколку не можете да си дозволите да имате сопствен сектор за умножување и укоричување, купете барем еден фотокопир и договорете се што може да се копира вон фирмата, а што задолжително останува помеѓу четири ѕида.